fbpx

Sporządzanie dokumentacji pracowniczej oraz okres jej przechowywania od 2019

Biuro Rachunkowe Kwapisz
21 grudnia 2018

Zmieni się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Okres przechowywania dokumentów dla pracowników zatrudnionych:

  • do 31-12-1998 wynosi 50 lat
  • od 01-01-1999 będzie mógł zostać skrócony okres przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat
  • od 01-01-2019 wynosi 10 lat

Przekazanie informacji o sposobie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od nowego roku wraz ze świadectwem pracy pracodawca będzie musiał przekazać pracownikowi informację w formie papierowej lub elektronicznej dotyczącą przechowywania dokumentacji pracowniczej:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej
  • możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym okresie (w terminie do 12 m-cy po upływie okresy przeznaczonego na odbiór tej dokumentacji)

Forma elektroniczna

Dokumentacja pracownicza będzie mogła być prowadzona w formie elektronicznej poprzez sporządzenie skanu dokumentów i podpisanie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej.

Podstawa prawna: Dz.U. 2018 poz. 357 Ustawa z dn. 10-01-2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20180000357/T/D20180357L.pdf

skanowanie dokumentacji pracowniczej

Podział akt pracowniczych

Zmieni się również podział akt osobowych pracowniczych z trzech na cztery części (informacja ta została sporządzana na podstawie projektu rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30.10.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej):

CZĘŚĆ A:

przechowuje się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie oraz skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1, pkt 1, 1(1) i 1(2) Kodeksu pracy)

CZĘŚĆ B:

dokumenty dot. nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, jak np.: umowa o pracę, zakres czynności, potwierdzenie ukończenia szkolenia BHP, wypowiedzenia zmieniające/aneksy do umów o pracę, dokumenty dot. odpowiedzialności materialnej, dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody, dokumenty związane z ubieganiem się przez pracownika o urlop macierzyński, wychowawczy, ojcowski, skierowania na badania lekarskie wstępne i okresowe, umowę o zakazie konkurencji w okresie trwania umowy o pracę oraz dokumenty potwierdzające przekazanie pracownikowi informacji, których pracodawca jest obowiązany udzielić na mocy przepisów Kodeksu Pracy, a także oświadczenia pracowników potwierdzające zapoznanie się z dokumentami, z którymi pracodawca powinien pracownika zapoznać

CZĘŚĆ C:

oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy: wypowiedzenie/rozwiązanie umowy o pracę, kopia świadectwa pracy, umowa o zakazie konkurencji w trakcie i po ustaniu zatrudnienia, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wykonywania pracy w warunkach szkodliwych

 

CZĘŚĆ D:

dokumenty dotyczące zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu

Zmiany te mają zastosowanie w tworzeniu akt pracowniczych dla nowozatrudnionych pracowników, jak również dla pracowników którzy pozostają w stosunku pracy w dniu wejścia w życie rozporządzenia – dokumentację tą należy dostosować do nowych przepisów do dnia 31-12-2019 r.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra rodziny, pracy i polityki społecznej. Na podstawie art. 2981 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, 1000, 1076, 1608 i 1629) https://www.gov.pl/documents/1048151/1060973/projekt_po+konferencji_101_DPR.pdf/d87791eb-8588-316a-895c-1826a8d01452




Ewa Kowalska specjalista ds. kadr i płac

 

Autor:
Ewa Kowalska

Asystent ds. kadr i płac


Facebook