fbpx

Święta Bożego Narodzenia tuż tuż…. Prezenty dla pracowników

Biuro Rachunkowe Kwapisz
4 grudnia 2018

Wielu przedsiębiorców rozważa kwestie jaka forma prezentu będzie najkorzystniejsza zarówno dla pracodawcy jak i pracownika.
Obowiązek opodatkowania i oskładkowania prezentów lub ewentualnego ich zwolnienia podatkowego i składkowego  zależy od sposobu finansowania upominków.
Podpowiemy jakie konsekwencje rodzi przekazywanie prezentów oraz jak prawidłowo je rozliczyć w świetle przepisów.

Przekazanie prezentu – podatek dochodowy

Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych(dalej updof)  ważne jest źródło finansowania podarunków dla pracowników

Zacząć należy od wyjaśnienia czym jest przychód pracownika. To wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze,wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody,ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego,czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych –  art. 12 ust. updof.

 

Według ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof)  ważne jest źródło finansowania podarunków dla pracowników.

Finansowanie prezentów ze środków obrotowych pracodawcy

Każdy prezent podarowany przez pracodawcę sfinansowany z jego środków obrotowych stanowi dla pracownika świadczenie w naturze i jest przychodem ze stosunku pracy. 

W związku z czym pracodawca powinien doliczyć wartość darowanego prezentu do przychodu pracownika ze stosunku pracy i pobrać z tego tytułu zaliczkę na podatek dochodowy, którą następnie powinien przekazać na rachunek urzędu skarbowego. Zaliczki pobrane z tego tytułu powinny być wykazane przez pracodawcę w rocznej deklaracji PIT-4R oraz informacji PIT-11.

Według przepisów updof  wydatek stanowiący koszt podatkowy to taki, który został poniesiony przez podatnika w celu osiągnięcia przez niego przychodu z danego źródła lub po to, by źródło przychodów zostało zabezpieczone albo zachowane, a jednocześnie nie znajduje się w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty. Reasumując, aby móc zakwalifikować konkretny wydatek jako koszt podatkowy, podatnik musi przede wszystkim ustalić, czy nie znajduje się on w tzw. katalogu kosztów zabronionych, a także wykazać, że pomiędzy jego poniesieniem a osiągniętym przychodem istnieje bezpośredni lub pośredni związek. Stanowisko to zostało potwierdzone na przykład w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 stycznia 2017 r., nr 3063-ILPB1-3.4510.60.2016.1.MC. W przypadku finansowania prezentów dla pracowników ze środków obrotowych firmy argumentem do zastosowania powyższego może być fakt iż obdarowywanie podwładnych to budowanie relacji, motywowanie ich do dalszej współpracy a to ma związek pośredni z zabezpieczeniem źródła przychodu. W związku z czym tego rodzaju wydatki mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Wyjątkiem są towary wymienione w katalogu w art. 16 ustawy o podatku dochodowym, czyli np. alkohol. Alkohol nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli jest kupowany przez pracodawcę i przekazywany pracownikom. W tym przypadku również należy obciążyć obdarowanego pracownika i powiększyć należny podatek.

Podsumowując:

Jeśli finansowanie prezentów będzie środków obrotowych firmy należy liczyć się z tym, że wartość prezentów będzie dla pracowników przychodem ze stosunku pracy. Oprócz podatku dochodowego od osób fizycznych, pracownik zobowiązany będzie pokryć koszt składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Również po stronie pracodawcy oznacza to obowiązek naliczenia i odprowadzenia składek na ubezpieczenie społeczne, FP i FGŚP.

Finansowanie prezentów z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)

ZFŚS obowiązkowo tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy, którzy nie spełniają kryterium zatrudnienia 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą utworzyć ZFŚS na zasadzie dobrowolności).

W firmach gdzie został utworzony Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) można skorzystać ze zwolnienia z opodatkowania świadczeń otrzymanych przez pracowników (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT updof).

Od 2018 roku świadczenia rzeczowe i pieniężne finansowane przez pracodawcę w ramach środków z ZFŚS są zwolnione z opodatkowania do kwoty 1.000 zł rocznie.

Jeśli na nabycie upominków przeznaczone zostały fundusze z ZFŚS – wydatek nie będzie kosztem (jedynie odpis na fundusz jest zaliczany do kosztów podatkowych).

Zwolnienie można stosować zarówno  w przypadku prezentów rzeczowych, ale też do np. gotówki czy karty przedpłaconej, która pełni funkcję podobną do gotówki czy karty płatniczej.

Przepisy jednak zastrzegają, że rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów powyższe nie dotyczy biletów (do kina, teatru, na imprezy sportowe i kulturalne), karnetów (np. na basen). Bez wątpienia są to „znaki” uprawniające do wymiany na określone usługi, będące świadczeniem zwolnionym z podatku.

Wyjątki:

  • prezenty, które pracownik będzie wykorzystywał podczas wykonywania jego obowiązków służbowych, np. akcesoria biurowe jak: kalendarze, notatniki, długopisy. Wówczas zgodnie z interpretacją organów podatkowych po stronie pracownika nie wystąpi osobista korzyść majątkowa. W takim przypadku prezenty nie mają charakteru osobistego i nie kreują przychodu tak więc nie będzie naliczony podatek.

Zakup prezentów może być korzystny ze względów podatkowych dla pracodawcy. Przeznaczone na ten cel środki firma może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu i tym samym pomniejszyć zobowiązanie wobec fiskusa z tytułu podatku dochodowego.

  • prezenty o wymiarze symbolicznym, np. kwiaty, statuetki dla najlepszego pracownika, dyplomy, medale
  • prezenty sfinansowane ze środków ZFŚS, które mieszczą się w ramach przewidzianych limitów zwolnienia podatkowego

 

Przekazanie prezentu na gruncie podatku VAT

Czynnością podlegającą opodatkowaniu, zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, jest m.in. odpłatna dostawa towarów. Przepis ten wskazuje, że wydanie prezentów jest czynnością opodatkowaną VAT, jeśli podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT w całości lub w części.

Prezenty dla pracowników to towary przekazane na cele prywatne. Co do zasady należy naliczyć VAT w przypadku ich przekazania. VAT nie wystąpi w przypadku kart przedpłaconych, ich sprzedaż przez podmiot zewnętrzny w ogóle nie podlega podatkowi VAT.

W aspekcie czynności związanych z administrowaniem ZFŚS to pozostają one poza zakresem ustawy o VAT, dlatego też przy nabyciu paczek sfinansowanych z takiego funduszu, podatnik nie powinien odliczać VAT (brak jest związku poniesionego wydatku z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi). Tym samym nie wystąpi obowiązek wykazania VAT należnego od wartości paczek przekazywanych pracownikom. Kwestie ZFŚS nie zostały ujęte w ustawie o VAT.  Stanowisko to potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 2 czerwca 2017 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.31.2017.1.MD. Oznacza to, że podatnik pracodawca z faktur dokumentujących nabycie prezentów sfinansowanych z ZFŚS nie ma prawa do odliczenia podatku VAT. Faktury za te wydatki księgowane są w kwocie brutto w koszty.

W odniesieniu do prezentów dla pracowników nie można skorzystać ze zwolnienia dotyczącego nieodpłatnych świadczeń do kwoty 200 zł. To przepis, który dotyczy świadczeń w związku z promocją lub reklamą przedsiębiorcy i nie ma zastosowania jeżeli świadczenie jest dokonywane na rzecz pracownika.

prezenty dla pracowników

Upominki bożonarodzeniowe a składki ZUS

Objęcie składkami ZUS prezentów świątecznych uzależnione jest również od formy finansowania przekazanych upominków. Wszystkie świadczenia finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, czy to rzeczowe, czy pieniężne, nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Bez względu na to, czy przekazano pracownikowi talony świąteczne, czy upominek pieniężny będą one zwolnione ze składek ZUS. Jeżeli jednak prezenty zostały zakupione ze środków obrotowych firmy stanowią one podstawę wymiaru składek ZUS.

 

Wydatek na prezent dla pracownika w kosztach pracodawcy finansowanych ze środków obrotowych

Analizując orzeczenia i interpretacje podatkowe zauważa się  i bardzo często odmienne stanowisko Organów Podatkowych. Nie można zatem jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie.

Wielu pracodawców przyznaje, że zrezygnowało z przyznawania pracownikom takich świadczeń jak vouchery, bilety, paczki świąteczne czy pakiety medyczne – właśnie ze względu na wątpliwości podatkowe.

W mojej opinii takie działania, jak nieodpłatne przekazanie pracownikowi prezentu w celu budowania więzi z firmą oraz w celu motywowania go do dalszej bardziej efektywnej pracy jest związane z działalnością opodatkowaną przedsiębiorcy. Dzięki dbaniu o relacje ze swoimi pracownikami choćby przez obdarowanie ich z okazji świąt, pracodawca ma okazję wyrazić swoje zadowolenie. Idąc w tym kierunku pracownik zostanie w ten sposób zachęcony do dalszych starań, które wpłyną na np. wzrost obsługiwanych kontrahentów czy wolumen sprzedaży.

Zatem uważam, że spełnienie przesłanek wynikających z uopdof tj. kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 jest zachowane.




Specjalista ds. księgowości Marta Berłowska Biuro Rachunkowe Kwapisz

 

Autor:
Marta Berłowska

Specjalista ds. księgowości


Facebook